A pesar de que la DIAN modificó el calendario para la implementación de
la nómina electrónica en Colombia, estableciendo el primero de agosto como la
fecha de inicio para que las empresas se habiliten como emisores, y avancen con
la generación y transmisión de la nómina electrónica a partir de septiembre, la
experiencia con la facturación electrónica evidenció que uno de los factores
principales para alcanzar el éxito en este tipo de procesos, está asociado con
la preparación y tiempo que tengan los empresarios y contadores para llevar a
cabo la transición.
Para que las empresas se beneficien al máximo de esta prórroga, es
fundamental estudiar y determinar los componentes primordiales del documento y
el tipo de software que se acomode mejor a las necesidades del negocio, de tal
manera que no solo se cumpla con las condiciones de la DIAN, sino que favorezca
la operación de las empresas.
Siigo, como aliado de las pequeñas y medianas empresas, aclara las
preguntas más frecuentes relacionadas con los requisitos e implementación de la
nómina electrónica:
¿La firma digital de la facturación electrónica sirve para nómina
electrónica?
La firma o certificado digital es un instrumento utilizado para firmar
documentación electrónica. Es uno de los requisitos dentro de la Resolución,
pues garantiza la seguridad y autenticidad de la información gracias a que esta
se encuentra encriptada, es decir, los datos solo pueden interpretarse con una
contraseña o clave. Si la compañía ya ha obtenido y aplicado este certificado
digital de la mano de un software como Siigo para la generación de facturas
electrónicas, este mismo podrá ser utilizado para la transmisión del documento
soporte de pago de Nómina Electrónica.
¿Qué es el documento Notas de ajuste al documento soporte de pago de
nómina electrónica?
La nota de ajuste es un documento electrónico que constituye el medio
por el cual se realizan ajustes o anulaciones al documento soporte de pago de
nómina electrónica por errores aritméticos o de contenido que se deben corregir
para enviar la información correctamente a la DIAN. Se podrán hacer las notas
de ajuste las veces que se requieran, pero es importante tener en cuenta que la
última versión enviada es la que la DIAN tomará como válida.
¿Cómo implementar la nómina electrónica en las empresas?
La manera más fácil para implementar la nómina electrónica es a través
de una interfaz sencilla como Siigo que no solo agilice los procesos y brinde
todas las herramientas de capacitación y desarrollo, sino que sea útil para dar
seguimiento a los pagos, generar reportes, evitar reprocesos, personalizar la
nómina conforme a los datos de cada trabajador, y aplicar actualizaciones cada
vez que surja una ley diferente.
Una de las principales características a considerar a la hora de elegir
un software de nómina es que sea en la nube, de tal forma que se tenga la
información alineada y haya claridad de los movimientos en tiempo real. Además,
es importante verificar que los documentos soporte de pago de nómina
electrónica dispongan del código CUNE.
¿Qué es el CUNE?
El CUNE se denomina el código único de nómina electrónica. Hace
referencia al valor alfanumérico obtenido con el fin de identificar de manera
precisa el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste por cada
uno de los empleados. Es decir, es como el NIT de la factura, cada documento
tiene un código diferente.
¿Con qué frecuencia se debe enviar el documento soporte de nómina
electrónica?
El documento de soporte de nómina electrónica se debe enviar
mensualmente. En caso de que la empresa pague cada quince días, se tendrán que
sumar estos dos sueldos y posteriormente enviar el documento a la DIAN cada
mes. Si se paga el salario una vez por mes, también se debe hacer con la misma
periodicidad.
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