Imagen: El Espectador – 2021
Los empresarios colombianos obligados a facturar de manera electrónica
se alistan para la nómina electrónica, un proceso que revolucionará la forma en
la que las autoridades tributarias obtienen la información de los pagos de
nómina, así como la forma en la que operan los departamentos de nómina,
contabilidad, finanzas e incluso el departamento de impuestos. Los plazos para
la implementación de esta herramienta comienzan el 1º de agosto de 2021 e irán
hasta el 31 de diciembre del mismo año, dependiendo del número de empleados con
los que cuente la empresa.
Según la Resolución 0013 de 2021 emitida por la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales (DIAN), “el soporte de pago de nómina electrónica se
configura como el documento que soporta los costos, deducciones o impuestos
descontables, que se derivan de los pagos que se realizan en virtud de una
relación laboral, legal o reglamentaria y de los pagos a los pensionados a
cargo del empleador”. Este proceso busca que la autoridad tributaria cuente con
todas las herramientas para contrastar los registros fiscales con los de las
autoridades de seguridad social, más específicamente de la Unidad de Gestión
Pensional y Parafiscales (UGPP), con el fin de ejercer un mayor control en los
aportes a los que tienen derecho los empleados, así como a la disminución de la
evasión y la elusión en la que pueden incurrir las empresas por estos
conceptos.
De acuerdo con Carlos Mario Sandoval, Socio Líder de People Advisory
Services de EY Colombia, esta implementación representa una oportunidad muy
importante para que las empresas avancen en sus procesos de transformación
digital y logren consolidar una comunicación efectiva entre las diferentes
áreas (recursos humanos, tecnología, contabilidad, entre otras) para
identificar los riesgos asociados y optimizar la transmisión de la información
a la autoridad tributaria. “Las empresas deben empezar a ver este proceso como
un asunto estratégico para la organización, que les permitirá ser más
eficientes en el proceso de transmisión de información, pero también que les
permitirá afianzar su cultura digital, revisar sus conceptos jurídico-laborales
relacionados con la compensación y optimizar sus procesos a futuro, con el fin
de disminuir o evitar adversidades tributarias, laborales o en materia de
seguridad social”, indicó.
Desde EY Colombia, firma líder global de servicios profesionales, se
han identificado seis pasos útiles para lograr una implementación adecuada de
la nómina electrónica:
1. Análisis de la situación actual: es necesario que la empresa
revise a fondo sus capacidades, herramientas y/o proveedores tecnológicos (si
son tercerizados o no) y comience a tener espacios internos de reunión y
coordinación, de modo que se puedan identificar los temas críticos que deben
ser analizados por los equipos involucrados en esta gestión. También implicará
revisar la compensación de sus trabajadores, conceptos, beneficios
contractuales o convencionales, trabajo por turnos, etc., para comprobar que la
empresa está cumpliendo con la normatividad laboral y de seguridad social.
2. Revisión profunda de la parametrización de la nómina: este
paso consiste en una evaluación más detallada de los parámetros que utilizan el
software y/o el proveedor de nómina que se utiliza en la empresa, para
verificar que este sea coherente y esté actualizado con lo que la DIAN y la
UGPP exigen en cuanto a los cálculos de los aportes a la seguridad social y
retención en la fuente. Se recomienda que la compañía evalúe uno o dos meses,
para saber si reamente están alineados con las directrices de estas
entidades.
3. Codificación de la DIAN: esta etapa implica la identificación
de los códigos asignados a cada uno de los conceptos nominales, de manera que
la empresa garantice que sus pagos laborales van a estar clasificados en esos
conceptos de nómina. Para ello es de vital importancia estar alineados con la
legislación laboral de Colombia, ya que de lo contrario la empresa podría
quedar expuesta a sanciones por parte de las autoridades fiscales y de
seguridad social.
4. Diagnóstico de la nómina en general: está relacionado con la
revisión de los riesgos y de los aportes que la empresa ha dejado de hacer, con
base en los errores identificados en la parametrización. En términos de
seguridad social, se recomienda que este ejercicio se haga con una
retroactividad de 5 años, que es el término de caducidad de la acción de cobro
por parte de la UGPP. De las retenciones en la fuente se sugiere que la
revisión se realice de los últimos tres años.
5. Análisis de los riesgos identificados y planteamiento de las
soluciones: este paso involucra, antes de comenzar a hacer la transmisión,
asegurarse de que toda la información esté alineada con lo establecido por la
legislación, de manera que se puedan tomar las medidas necesarias antes de
hacer la remisión de la nómina electrónica.
6. Ambiente de prueba y transmisión: las compañías deben evaluar
si el formato de transmisión de información a la autoridad tributaria (Archivo
XML) está tomando la información correcta y si esta se encuentra alineada con
los aspectos contables y tributarios, para garantizar que no haya distorsiones
entre las diferentes informaciones reportadas a las autoridades.
Una vez efectuados estos seis pasos, las compañías tendrán más
elementos para generar un cambio de mentalidad, que les permita entender que la
integración de las áreas involucradas y la correcta optimización de las
herramientas tecnológicas, les permitirán minimizar los errores en la
transmisión de la información y asegurar que los pagos a sus empleados por
todos los conceptos se realicen de manera adecuada y oportuna.
“Las empresas colombianas tienen grandes oportunidades que se derivan
de la nómina electrónica. Por un lado, muchas de ellas siguen ancladas a la
cultura del papel, lo cual evidencia una necesidad de mejorar sus procesos de
educación y adopción tecnológica. En segundo lugar, es clave que visualicen
este asunto desde un punto de vista estratégico y no solo como un requisito que
deben cumplir. Finalmente, es necesario que realicen ejercicios previos de
identificación de su propia nómina, de manera que ellos mismos entiendan a
fondo la información recolectada y la puedan contrastar con lo que van a
transmitir a la autoridad tributaria”, concluyó, Carlos Mario Sandoval, Socio
Líder de People Advisory Services de EY Colombia.
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