A raíz del impacto de la pandemia del COVID-19, trabajar de forma
remota se ha convertido en una tendencia a nivel mundial, lo que ha traído la
necesidad urgente de desarrollar nuevas políticas internas de control de gastos
en las organizaciones. En la medida en que han bajado los viajes corporativos,
las salidas a comer y los desplazamientos, los empleados han visto cómo sus
gastos cambiaron hacia otros conceptos.
De esta manera, los colaboradores ahora legalizan gastos como servicios
públicos, Internet, material de oficina, clases de acondicionamiento físico en
línea, actividades de integración y socialización, y envío de regalos para
clientes potenciales. De ahí que sea necesario para las organizaciones
establecer lineamientos que les permitan llevar un manejo mucho más eficiente y
adecuado de estos movimientos.
César Ayala, COO de SAP Región Norte de América Latina y el Caribe,
expresó que “se ha visto que los procesos financieros internos de seguimiento
de costos no se han realizado eficazmente durante la pandemia, pues muchas
empresas no han automatizado los gastos, viajes y facturas. Así, continúan
haciéndolo manualmente y esto retrasa la transformación digital de las
compañías”.
Teniendo en cuenta este panorama, la multinacional alemana SAP Concur
ofrece los siguientes consejos clave para que las compañías realicen control de
sus gastos en época de teletrabajo, disminuyendo las posibilidades de tener
desembolsos innecesarios o información oculta, y apoyando de esta manera las
tareas del área financiera.
1. Determinar nuevas políticas de gastos
Aunque es muy probable que los empleados no extrañen sus
desplazamientos, es posible que echen de menos su espacio de trabajo y su
equipo. Considere cómo puede apoyar mejor a sus empleados que trabajan en casa,
al brindarles los diferentes elementos que pueden necesitar.
Un primer punto a evaluar es cuánto reembolsará su organización a los
empleados para comprar el mobiliario y el equipo que necesitan para trabajar de
forma eficaz. Determine si pueden comprar equipo de oficina de su selección o
si deben elegir de una lista preaprobada de un proveedor en particular. También
tenga en cuenta dispositivos como computadores, celulares y tablets; antes de
la pandemia es posible que usaran los de la oficina, pero ahora quizás sea
preciso adquirir otros.
Así mismo, aunque los empleados pueden tener planes de telefonía móvil
y de Internet personales, es probable que esos planes no se hayan elegido
teniendo en cuenta las necesidades del trabajo. Es posible que los empleados
con planes de datos de teléfono celular limitados o servicio de Internet
irregular tengan que ser reembolsados si necesitan actualizar a un plan de
datos sin restricciones.
2. Socializar con el equipo de trabajo las nuevas políticas de
gastos
Cuando implemente la política nueva o la actualice, asegúrese de que se
informe de forma clara y regular con todos los empleados. Así es posible
ratificar que todos están de acuerdo con los cambios y cómo deben realizar el
paso a paso del envío de la información, aprobación y reporte de gastos.
Tenga en cuenta que es posible que personas que hasta ahora se están
adaptando al trabajo remoto no estén familiarizados con el proceso de envío o
aprobación de gastos. Programe capacitaciones para asegurarse de que comprendan
cómo hacer todo el proceso.
3. Prepararse para las eventualidades
No siempre las dinámicas establecidas funcionan como queremos, por lo
que es posible que algunos gastos se escapen de vista. En la herramienta de
control de gastos que utilice, asigne un nombre para registrar todo aquello
asociado a los gastos del teletrabajo. Quizás en ese momento se dé cuenta que
necesita nuevos dispositivos, ciertos desplazamientos o incluso pagos
extraordinarios por cuenta de cancelaciones de vuelos a última hora, que deben
ser considerados.
4. Aprovechar los datos recogidos
Al realizar el control de gastos, se puede obtener información útil que
le servirá a la compañía para hacer una mejor planeación y seguimiento de lo
que hacen sus colaboradores en trabajo remoto. Por ejemplo, es posible que identifique
que hay un proveedor muy utilizado, de modo que puede intentar negociar un
potencial descuento con ellos. También existe la posibilidad de revisar gastos
frecuentes en aspectos como material de oficina, que al programarlos de manera
unificada le permitan generar un ahorro.
También podrá identificar viajes que no cumplan con los requisitos
realizados por los empleados mediante reservaciones externas. Esto le permitirá
saber cuáles son sus flujos de trabajo para ver si necesita aprobaciones
adicionales para garantizar el ahorro de costos y la aplicación de políticas.
5. Capacitar a los colaboradores en el uso de nuevas herramientas
Una afluencia repentina de empleados que trabajan desde casa puede
significar un mayor número de usuarios que reclaman gastos. Esto significa que
debe comunicarse con los nuevos usuarios y proporcionarles la capacitación de
las herramientas que usa la compañía de forma eficaz.
Recuerde que es posible que sus tácticas de enseñar en la oficina no
sean adecuadas o incluso posibles para proporcionarlas a los trabajadores
remotos, así que compruebe sus métodos de capacitación, entrega y plan de
estudios para asegurarse de que satisfacen las necesidades de su auditorio de
trabajo desde casa.
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