Imagen: Google – 2020
Muchas empresas están considerando la mejor manera
de que sus equipos se mantengan conectados ante las recomendaciones de evitar
las concentraciones de personas. Algunos de los clientes de Google Cloud han
solicitado sugerencias para mantener la productividad y continuar con sus
actividades a través del trabajo remoto.
Estas son algunas de las mejores prácticas para
fomentar la colaboración cuando los integrantes de los equipos se encuentran
trabajando desde casa.
Asegurarse de que el equipo tiene las
herramientas necesarias
Es importante asegurarse de que todos los miembros
del equipo tengan las herramientas configuradas y conozcan los procesos antes
de comenzar a trabajar en casa. Aquí hay algunos pasos adicionales que se
pueden tomar por adelantado.
Uno de ellos es crear Grupos de Google que incluya
a todos los colaboradores. Estos permiten reunir la comunicación en un solo
lugar. Posibilitan a los integrantes de la organización realizar preguntas,
avisos o encuestas. Además, los miembros de los grupos son notificados por
correo cada vez que se realiza una acción en éste. A diferencia de las
soluciones de chat, la comunicación en los Grupos de Google se mantiene
organizada.
Otro consejo antes de comenzar a trabajar en casa
es conceder permiso de los documentos relevantes o de colaboración a los
integrantes del equipo que participarán en la elaboración o edición de estos.
Crear una Unidad Compartida en Drive puede ser útil. Las unidades compartidas
permiten gestionar desde un mismo sitio los documentos que se utilizarán para
desempeñar el trabajo y los accesos a estos.
Para mantener una mejor organización es relevante
que desde ahora se agenden reuniones. Para esto es posible configurar
invitaciones a través del Calendario, crear una agenda con anticipación e
incluso se recomienda que en las invitaciones se adjunten los materiales
necesarios para trabajar.
Compartir objetivos y actualizaciones con
frecuencia
Para lograr lo anterior, Google aconseja que se
haga a través de un grupo de chat o mediante un documento compartido en el que
se pueda registrar lo que se está logrando para mantener a todos actualizados y
hacer un seguimiento de los objetivos.
Otra herramienta que puede beneficiar para
centralizar la información que se desea hacer llegar a los integrantes de un
equipo puede ser a través de los Sitios de Google que permiten, sin la
necesidad de contar con un diseñador, crear una página web en la que se puedan
publicar actualizaciones del estado de la organización, las medidas o nuevas
noticias relacionadas a la empresa.
Mantener comunicación en todo momento
Sí, a veces una videollamada puede ser mejor que un
correo. En ocasiones la comunicación requiere ser más directa de lo que
posibilita el intercambiar ideas por un mail. Si el usuario está en medio de
una conversación por chat o correo electrónico que se torna demasiado compleja,
la opción puede ser configurar una reunión en ese momento e invitar tanto a
personas que pertenecen a su organización como a externos a unirse.
En este sentido, Hangouts Meet ofrece una ventaja,
ya que genera automáticamente códigos de marcación internacional para que
cualquier participante pueda llamar por teléfono sin importar en qué parte del
mundo esté. Para más información, visite este enlace.
Durante la videollamada el usuario puede además
‘leer’ las reacciones de su audiencia mientras expone un tema por Hangouts Meet
al cambiar el diseño de pantalla de la videollamada para que, mientras el resto
de los participantes ven la presentación, el ponente pueda visualizarlos.
Aprenda cómo hacerlo aquí.
Una sugerencia es elegir un ambiente adecuado para
realizar videoconferencias. Se recomienda un espacio con paredes lisas,
evitando las ventanas, pues éstas pueden dejar pasar demasiada luz o pueden ser
un factor de ruido.
Trabajar de manera remota no significa que la
eficiencia y la productividad deban disminuir. Con estos consejos, el trabajo
en casa puede incluso mejorar los resultados del equipo, sin importar en qué
contexto se encuentren.
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